Comment organiser un séminaire à Cannes ?

Spécialement appréciée par les célébrités, Cannes n’est pas seulement la capitale mondiale du cinéma, c’est aussi la ville parfaite pour l’organisation de différents séminaires. Pour réussir vos réunions, congrès et séminaires professionnels dans cette ville aux multiples atouts, voici donc à quoi vous devez vous préparer.

Trouver une salle pour votre séminaire à Cannes

Pour les professionnels, Cannes possède un grand nombre de salles qui peuvent servir pour recevoir de petits ou grands séminaires. Pour avoir accès à la liste des lieux disponibles, vous pouvez réaliser des recherches sur internet. Pour les organisateurs qui n’ont pas assez de temps pour les recherches sur le Web, il est possible de s’adresser directement à des professionnels spécialiste de l’organisation de séminaire à Cannes.

A Cannes, il existe un large choix d’hôtels haut de gamme, parfaits pour l’organisation de séminaires. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour un petit espace destiné à recevoir moins de 50 personnes ou choisir des salles moyennes pouvant accueillir jusqu’à 300 convives. Pour les séminaires de grande envergure, il existe des infrastructures qui pourront recevoir jusqu’à 2 500 participants.

Visitez et réservez le lieu

Pour éviter les mauvaises surprises, avant de choisir un endroit pour organiser un séminaire, vous devez visiter les lieux. Assurez-vous que l’endroit soit facilement accessible et qu’il possède la structure qui vous convient.

Dès qu’une salle de séminaire répond à vos attentes, vous pouvez demander un devis pour la location. Après avoir comparé plusieurs offres, pensez à réserver immédiatement la salle qui vous intéresse afin de pouvoir la bloquer officiellement.

Fixer le jour et l’heure

Même si vous avez déjà une date en tête pour votre futur séminaire, vous ne pouvez réellement fixer la date et l’heure qu’après avoir réservé la salle de conférence. Pour éviter les allers-retours, vous ne devez donc jamais communiquer la date de séminaire aux participants avant d’être sûr d’avoir une salle disponible.

De plus, à Cannes, il n’est pas toujours facile de trouver un lieu disponible surtout, pour les séminaires qui prévoient de recevoir plus de 150 participants. Faites appel à une agence événementielle pour l’organisation complète de votre séminaire à Cannes : http://www.longitude7.com/seminaire-cannes.html

Préparer un plan de suivi du planning

Lorsque vous organisez un séminaire à Cannes, vous aurez beaucoup de choses à faire. Pour ne rien oublier, penser donc à réaliser un rétroplanning. Dans ce plan, fixez les dates pour prévenir les interlocuteurs, les participants, le règlement des factures, l’envoi des commandes etc.

Communiquer avec vos convives

En tant qu’organisateur de séminaire, au plus tard un mois à l’avance, vous devez communiquer le jour, l’heure, le lieu et le thème du séminaire à vos invités. Avec votre invitation, il sera important d’envoyer une brochure qui détaillera le programme de l’événement. Vous pouvez aussi demander à votre invité de vous faire un retour concernant sa présence ou non à votre séminaire.

Faire une dernière vérification le J-1

Pour vous assurer que tout ira bien lors de votre séminaire à Cannes, un jour avant le grand jour, visitez la salle de séminaire. Pensez à confirmer la présence de tous les intervenants. Si vous prévoyez des prestations culinaires, ou artistiques, vous devez aussi vous assurer que tous les prestataires soient prêts, et qu’ils ne désisteront pas à la dernière minute.